イベント会場を借りる前に
教頭先生の冷静すぎる会場チェックリスト
飯田橋でイベント会場を借りる前に確認したいこと
校長先生が「楽しそうだから大丈夫です！」と言い出したその時。
すっと横から現れるのが教頭先生です。
今回は、学校跡地の飯田橋でっかいレンタルスペースを借りる前に確認したいポイントを、冷静にチェックしていきます。
まず最初に、楽しさだけで会場を決めないでください
皆さん、イベント会場選びで大切なのはワクワクです。入った瞬間に「ここで何か始まりそう！」と思えること。先生は、その胸の高鳴りを大切にしたいのです。
ワクワクは大切です。ただし、ワクワクだけで予約すると、当日かなり慌てます。
たしかに。椅子が足りない、時間が足りない、片付けが間に合わない。そんな状態では、せっかくのイベントも先生の眉毛くらい下がってしまいます。
眉毛はさておき、事前確認は本当に大事です。今日はそこを冷静に見ていきましょう。
学校跡地の飯田橋でっかいレンタルスペースは、教室・講堂・食堂・看護教室・化学実験室など、学校跡地ならではの空間を活用できるレンタルスペースです。 ただし、会場をスムーズに使うためには、事前に確認しておきたいポイントがあります。
チェック1：利用人数は「だいたい」ではなく、できるだけ具体的に
人数は、だいたいで大丈夫ではありませんか。人は集まる時は集まりますし、集まらない時は先生の朝礼くらい静かです。
その「だいたい」が一番危険です。参加者、スタッフ、出演者、受付担当、荷物置き場まで含めて考えましょう。
イベント会場を借りる前に、まず確認したいのが利用人数です。 参加者だけでなく、運営スタッフや出演者、撮影スタッフ、受付担当なども含めて考えると、必要な部屋の広さが見えてきます。
人数確認のポイント
- 参加者の予定人数
- スタッフ・出演者の人数
- 受付や待機スペースが必要か
- 荷物置き場や控室が必要か
- 机や椅子を置いた時に余裕があるか
チェック2：利用時間は「本番時間」だけで考えない
イベントが14時から16時なら、2時間借りればよいのではありませんか。先生、計算は得意です。
そこに搬入・準備・受付・撤収・原状復帰が入ります。校長先生、その計算だと当日かなり走ります。
利用時間は、イベント本番だけでなく、準備と片付けの時間も含めて考えることが大切です。 特に、装飾・機材搬入・受付設営・リハーサルなどがある場合は、余裕を持った時間設定がおすすめです。
時間確認のポイント
- 搬入にかかる時間
- 会場設営・受付準備の時間
- リハーサルや音響確認の時間
- イベント本番の時間
- 撤収・清掃・原状復帰の時間
チェック3：備品は「ある前提」にしない
学校跡地ですから、机も椅子も黒板も、なんとなくそこにいてくれそうな気がします。
「いてくれそう」で進めるのは危険です。必要な備品は、必ず事前に確認しましょう。
イベントに必要な備品は、事前に確認しておくと安心です。 机、椅子、プロジェクター、マイク、延長コード、案内用の備品など、イベント内容によって必要なものは変わります。
机・椅子・プロジェクターなど、必要な備品がある場合は事前確認がおすすめです。 オプション備品の詳細は、 オプション一覧ページ をご確認ください。
チェック4：飲食・装飾・音出しは事前相談が安心です
飲食あり、装飾あり、音楽あり。これはもうイベントとしてかなり盛り上がりそうですね。先生、ちょっと拍手の準備をしています。
拍手の前に確認です。飲食、装飾、音出しは、内容によって事前相談が必要です。
イベント内容によっては、飲食・装飾・音出し・物販などの確認が必要です。 特に、大きな音が出る演出、壁や床に影響する装飾、飲食を伴うイベント、販売を行う企画などは、事前に相談しておくと安心です。
事前相談したい内容
- 飲食の有無
- 装飾や掲示物の設置
- BGM・マイク・楽器などの音出し
- 物販や受付まわりの設置
- 撮影や機材搬入の有無
チェック5：原状復帰とゴミの持ち帰りまでがイベントです
イベントが終わったら、拍手、感動、集合写真。そして「またやりましょう」で締めたいですね。
その前に片付けです。原状復帰とゴミの持ち帰りまで終わって、ようやくイベント終了です。
レンタルスペース利用では、使った場所を元の状態に戻す原状復帰が大切です。 机や椅子の配置、備品の戻し方、ゴミの持ち帰り、忘れ物確認など、最後まで丁寧に行いましょう。
特に、イベント後は時間が押しやすいため、撤収担当を決めておくと安心です。 「誰かがやるだろう」ではなく、「誰が何を戻すか」を決めておくと、当日のバタつきを減らせます。
チェック6：火気や危険な演出はできません
化学実験室を見ると、つい「何か実験っぽい演出をしたい」と思ってしまいますね。先生も白衣を着たい気持ちがあります。
白衣は自由ですが、火気は使えません。危険な演出も避けてください。
火気の使用はできません。 スモーク、火花、キャンドル、調理器具など、火や煙が出る演出は避ける必要があります。 また、床や壁を傷つける可能性のある装飾や、大きな音が響く演出も、事前確認が必要です。
「これは使えるかな？」と迷う内容がある場合は、事前に相談するのがおすすめです。 先に確認しておくことで、当日のトラブルを防ぎやすくなります。
まとめ：楽しいイベントほど、準備は冷静に
皆さん、本日のチェックリストはいかがでしたか。イベントは楽しいものです。ですが、楽しいイベントほど、事前準備が大切なのですね。
その通りです。人数、時間、備品、飲食、音出し、原状復帰。ここを確認しておくと、当日の安心感がかなり変わります。
学校跡地の飯田橋でっかいレンタルスペースは、教室・講堂・食堂・化学実験室など、学校跡地ならではの空間を活かせる会場です。ぜひ、準備を整えて、楽しいイベントを作ってください。
迷ったら事前相談です。ここだけは、テストに出るくらい大事です。
参考にしたい情報
飯田橋で、イベント会場を借りる前に相談しませんか？
教室・講堂・食堂・化学実験室など、学校跡地ならではの空間を活かして、
いつもの会議室とは違うイベントを作れます。
「この人数で使える？」
「備品や音出しは大丈夫？」
「まずは使い方を相談したい」
そんな時は、学校跡地の飯田橋でっかいレンタルスペースへお気軽にご相談ください。
※ご利用料金や最新の利用条件、備品・設備、音出し、飲食、装飾、撮影、物販、機材搬入、持ち込み、ゴミ持ち帰り、原状復帰のルールは、事前にお問い合わせの上必ずご確認ください。火気の使用はできません。